Dans RDVCity, on finalise d'abord le devis, ce qui génère son document officiel sur la fiche du contact. On clique ensuite « Envoyer pour accord », on renseigne les signataires et le canal d'envoi, puis le client reçoit un lien : il consulte le document, clique « Bon pour accord » et confirme avec un code à 6 chiffres. L'accord signé se consulte dans « Documents & Accords ».
Ouvrir le devis
Depuis la fiche du contact, ouvrez le devis dans la section Devis. Si le devis est encore en brouillon, terminez-le puis cliquez « Finaliser le devis » : la finalisation génère le PDF officiel, qui devient un document attaché à la fiche du contact.
Le document officiel apparaît alors dans la section Documents de la fiche contact, comme tout document prêt à être envoyé pour accord.
Lancer « Envoyer pour accord »
Deux chemins possibles : sur la fiche du contact, dans la section Documents, à côté du devis finalisé ; ou depuis la page « Documents & Accords » du menu, qui centralise tous les documents de la société. Cliquez « Envoyer pour accord » sur le document concerné.
Renseigner les signataires
Dans la fenêtre « Envoyer pour accord », pour chaque signataire :
- Nom du signataire ;
- Qualité (facultatif — « Associé », « Président »…) ;
- Email et Mobile ;
- le canal d'envoi : Email ou SMS.
Le bouton « Ajouter un signataire » permet de faire signer plusieurs personnes — chacune recevra son propre lien sur le même document. Validez avec « Envoyer pour accord ».
Le client reçoit son accès
Chaque signataire reçoit son lien personnel selon le canal choisi — e-mail ou SMS. Le lien ouvre une page publique « Votre document » qui affiche le nom de l'entreprise émettrice. Aucune installation ni compte n'est nécessaire côté client.
Le client consulte puis confirme son accord
Sur la page « Votre document », le client :
- clique « Consulter le document » — le document s'affiche (le bouton d'accord reste inactif tant que le document n'a pas été consulté) ;
- clique « Bon pour accord » puis « Continuer » ;
- reçoit un code à 6 chiffres à sa destination et le saisit ;
- clique « Confirmer mon accord » — « Accord enregistré » s'affiche, avec les boutons « Voir mon document accepté » et « Télécharger ».
En cas de question, le client dispose d'un bouton « J'ai une question » qui affiche les coordonnées de l'entreprise. S'il rouvre son lien après signature, il retrouve directement son document accepté.
Retrouver le document signé et suivre les envois
L'état de la demande est visible sur la fiche du contact et dans « Documents & Accords » : Envoyé, Consulté, Signature en cours, puis Signé (la date de signature s'affiche). La page « Documents & Accords » propose un filtre « À relancer » pour repérer les demandes sans réponse.
Pour relancer : le bouton « Relancer » renvoie son lien au signataire concerné, sans créer de nouvelle demande. Une fois le document signé, « Voir l'accord » et « Télécharger l'accord » donnent accès à l'accord enregistré. Une notification e-mail à la signature peut être activée dans les Paramètres.